RESUMEN
Esta investigación
se baso en Diseñar un Sistema Automatizado y Aplicación Web para el Control de las ordenes
llevadas a cabo por el
Departamento de Compras del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar (IUTEB), esta unidad
se encarga de recibir y analizar las requisiciones de todas las
unidades, para realizar las
adquisiciones y mantener dotadas todas las unidades y departamentos del Instituto.
El desarrollo de este proyecto se plantea con el fin de cubrir las
necesidades de equipos de trabajo enfocados en el desarrollo de un sistema
automatizados que les permita contar
con una base de datos y los medios Web
disponibles para poder llevar a cabo la creación de un sistema que ayude a
resolver problemas a los usuarios. Es de resaltar que las teorías utilizadas se
tomaron en cuenta como antecedente en diversos estudios previos, tesis de
grados y opiniones, de algunas teorías relacionadas con los sistemas
automatizados. En el marco metodológico se aplico el tipo
de investigación descriptiva y un diseño de campo besándose en el método RUP, Para
los intereses del presente proyecto fue efectuada la encuesta tipo
cuestionario, por ser el más que se ajusta a la técnica de entrevista
formalizada y permitirá recabar la información relacionada con los factores que
inciden en el Departamento de compras. Los datos fueron analizados de forma
descriptiva estableciendo su inferencia sobre los objetivos planteados,
desarrollando así las conclusiones y recomendaciones de estudio.
INTRODUCCION.
Un buen proceso administrativo es parte esencial en las
actividades de los departamentos en nuestra Institución, siendo así y viendo la
necesidad de automatizar, se inicio la búsqueda clara y eficaz de una posible
solución a dicha necesidad, que diera respuestas a los diferentes
requerimientos del departamento de compras
del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
Ante esta necesidad se desarrollara una investigación con la finalidad
de elaborar un diseño de un Sistema Automatizado y Aplicación Web para el manejo de los
requerimientos del departamento compras, para esto se propone la incorporación
de los de procesos automatizados para dar respuesta completa y oportuna de las
actividades propias del departamento.
La cual estará distribuida en 4 capítulos donde se describirá de manera
clara, las diferentes actividades, que se realizaron para llevar a cabo En el
Capitulo I, el planteamiento del problema, descripción del área de
investigación, análisis de la participación, árbol del problema, árbol de
objetivos, matriz de marco lógico, objetivo general, objetivos específicos y la
justificación para el desarrollo del proyecto.
Seguidamente el Capítulo II, en este capitulo se establece el marco
teórico tecnológico que fundamenta esta investigación, antecedentes, bases
teóricas y bases legales y definición de términos.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Descripción del Área de
Investigación
El área objeto de estudio está
ubicada dentro del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar
(IUTEB), se trata del Departamento de compras, el cuál estás adscrito a la
Dirección de la institución.
Misión:
Ø La adquisición de los bienes y servicios adecuados.
En la cantidad correcta
Ø En el
momento correcto
Ø Con una inversión mínima de inventario y
operación
Ø De la calidad correcta
Visión:
Ser un equipo integrado y
motivado dentro de una red de sistemas múltiples, trabajando en conjunto con
todos los departamentos para facilitar la entrega ininterrumpida de valiosos
bienes y servicios.
Funciones:
Ø Recibir y analizar los requerimientos de compras, de materiales,
bienes y servicios de toda la institución.
Ø Realizarlas adquisiciones y mantener dotadas todos las unidades
administrativas y académicas del IUTEB.
Descripción funcional:
El área objeto de estudio
está ubicada dentro del Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Bolívar (IUTEB), se trata del Departamento de compras, el cuál estás adscrito a
la Dirección de la institución .A cargo por la Lic. Elena García. Este departamento cumple con las siguientes
pautas como lo es la unidad solicitante
son los diferentes departamentos que hacen vida dentro de la universidad continuando con el departamento de Compras el
responsable de recibir y analizar las requisiciones de todas las unidades
solicitantes este departamento de compra envía a la unidad de presupuesto quien se encarga de
controlar el flujo interrumpido de
bienes y servicios a adquirir, Para culminar en la unidad de administración.
Análisis
Situacional:
Problema: Los usuarios de departamento
de compra del Instituto Universitario del Estados Bolívar disponen de un sistema manual que genera retraso en
cuanto a las solicitudes recibidas de los diferentes departamentos. Lo cual trae molestias a los que tienen que
llenar unas solicitudes de forma manual para así realizar la petición de una
orden de compra lo que trae como causa
la espera de un tiempo prudencial a la llegada de dicha solicitud
Planteamiento
del Problema:
Con el transcurso del tiempo la
tecnología avanza, las empresas e instituciones tanto gubernamentales como
institucionales se sienten en la
necesidad de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y a la
vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y así
obtener una adaptación paralela de condiciones con lo que está actualmente en el mercado.
En esta era se ha observado una gran
innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la
evolución al producir sistemas de información a la
sociedad con aportes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos,
educativos, entre otros.
En el mundo del Software Libre, incluso
en el propietario, se entiende por plataforma para el desarrollo de aplicaciones. El desarrollo de este
proyecto se plantea con el fin de cubrir las necesidades de equipos de trabajo
enfocados en el desarrollo de un sistema automatizados que les permita contar con
una base de datos y los medios Web disponibles para poder llevar a cabo
la creación de un sistema que ayude a resolver problemas a los usuario con
respectos a los equipos y que además podamos detectar y prevenir los problemas como es el casos de virus en las PC, y también es importantes el mantenimientos diarios
a los equipos, en donde el equipo de servicio técnicos les enseñen
a los usuarios como realizar
tareas que les ayudaran a evitar problemas comunes relacionados con los equipos .
Objetivo general
Diseñar
una Aplicación Web para el Departamento de Compras del Instituto
Universitario del Estado Bolívar (IUTEB).
Objetivos específicos:
1.
Recolectar la información necesaria para la obtención de los
requerimientos básicos para el diseño de una Aplicación Web para el departamento
de compras del Instituto Universitario del Estado Bolívar (IUTEB).
2.
Determinar los
procesos que se llevan a cabo dentro del Departamento de compras.
3.
Establecer la
estructura funcional de la base de datos de acuerdo a los requerimientos
necesarios, para lograr el control de los servicios prestados por el
Departamento de compras.
4.
Diseñar una
interfaz de usuario agradable y funcional al usuario, para el manejo de los
procesos relacionados con el control de los servicios compras dentro del
Departamento.
Justificación:
En los actuales momentos es muy
importante mantener un control sobre todas las actividades que se llevan a cabo
por el Departamento de compras, ya que el flujo de solicitudes diarias es
numeroso y requiere de atención inmediata, por lo que un sistema manual no
cumple con las expectativas de los usuarios. De ahí que es conveniente el
proponer un sistema automatizado que solvente las necesidades del departamento.
Después de una observación directa
realizadas en el departamento de compras del (IUTEB). Se realizo una
entrevista informal en donde observamos la
necesidad de mejorar su sistema ya que ellos usan unas tablas de Excel.
Todas las peticiones se registran de forma manual en una base de datos, Estas
solicitudes proporcionan información valiosa que la institución puede usar a su conveniencia para
tomar decisiones acerca del mejoramiento del departamento de compras.
Con la creación de
este sistema automatizado se podra llevar el control de las compras que se requieran
en la institución, saber si todas las
solicitudes reciben respuestas oportunas y así conocer cuáles son los equipos y
bienes del Instituto Universitario del Estado Bolívar (IUTEB).
Con este proyecto se
propone contribuir a brindar un mejor servicio necesario que la información sea
procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procesos y
así lograr un control integral que
abarque las necesidades y una mayor relación con los requerimientos del
personal, proporcionará una mejor efectividad en el manejo del flujo y
procesamiento de los datos. Al instalar este sistema proporcionará a la
institución misma, una información confiable, agilizando y facilitando el
tiempo de trabajo
CAPÍTULO II
MARCO TEORICO - TECNOLOGICOS
Antecedentes de la Investigación:
Para sustentar esta
investigación se
trata de presentar por medio de los antecedentes una síntesis conceptual
de opiniones e investigaciones realizadas sobre un diseño de sistema automatizado
para el departamento de compras del Instituto Universitario de Tecnología del
Estado Bolívar. En efecto se ha considerado destacar en el estudio:
Según Laudon (1996) un sistema de información
(SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos einformacion, organizados y listos para su
posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo). Elementos de un sistema de información.
Ø
Personas.
Ø
Datos.
Ø
Actividades o técnicas de trabajo.
Ø
Recursos
materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por
qué ser de este tipo obligatoriamente).
Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos
(incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de
la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de
sus objetivos.
Bases
Teóricas y Tecnológicas
A continuación se presenta la
perspectiva teórica que se maneja para el desarrollo de la investigación
planteada, la cual tiene como propósito suministrar un sistema coordinado y
coherente de conceptos y proposiciones, que permitan abordar el problema, a
manera de establecer un marco referencial para la interpretación de los
resultados del estudio planteado.
Sistema
automatizado:
Un sistema informático es el conjunto de elementos de hardware y
software orientados al procesamiento Automatizado de la información en una rama
concreta de la actividad humana, a los efectos de proveer los resultados
informativos en un tiempo y con un costo tal que no pudieran ser obtenidos por
otros medios.
Base de datos:
Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una
biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por
documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
Tecnología de Información:
Rama de la tecnología que se dedica al estudio, aplicación
y procesamiento de data, lo cual involucra la obtención, creación,
almacenamiento, administración, modificación, manejo, movimiento, control,
visualización, distribución, intercambio, transmisión o recepción de
información en forma automática, así como el desarrollo y uso del “hardware”,
“firmware”, “software”, cualesquiera de sus componentes y todos los
procedimientos asociados con el procesamiento de data.
Sistema: Cualquier arreglo organizado de recursos y
procedimientos diseñados para el uso de tecnologías de información, unidos y
regulados por interacción o interdependencia para cumplir una serie de
funciones específicas, así como la combinación de dos o más componentes
interrelacionados, organizados en un paquete funcional, de manera que estén en
capacidad de realizar una función operacional o satisfacer un requerimiento
dentro de unas especificaciones previstas.
Información: significado que el ser humano le asigna a la data
utilizando las convenciones conocidas y generalmente aceptadas.
Hardware: equipos o dispositivos físicos considerados en
forma independiente de su capacidad o función, que forman un computador o sus
componentes periféricos, de manera que pueden incluir herramientas,
implementos, instrumentos, conexiones, ensamblajes, componentes y partes.
Software: información organizada en forma de programas de
computación, procedimientos y documentación asociados, concebidos para realizar
la operación de un sistema, de manera que pueda proveer de instrucciones a los
computadores así como de data expresada en cualquier forma, con el objeto de
que éstos realicen funciones específicas.
Definición
de Términos:
Sistema: Es un conjunto de funciones, virtualmente
referenciada sobre ejes, bien sean estos reales o abstractos. También suele
definirse como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una
actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energía y/o materia para
proveer.
Automatización: La automatización es un sistema donde se
trasfieren tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores
humanos a un conjunto de elementos tecnológicos.
Control: El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una
estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
Servicio: Un servicio de tecnología es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de
un cliente o de alguna persona común. Se define un marco en donde las
actividades se desarrollarán con la idea de fijar una expectativa en el que
primero se consume y se desgasta de manera brutal puesto que la economía social
nada tiene que ver con la política moderna; es muy importante señalar que la
economía nacional no existe.
Interfaz de Usuario: La interfaz de
usuario es el medio con que el usuario puede comunicarse con una
máquina, un equipo o una computadora, y comprende todos los puntos de contacto
entre el usuario y el equipo, normalmente suelen ser fáciles de entender y
fáciles de accionar.
Aplicación
Web: En la ingeniera del software
se denomina aplicación Web aquellas aplicaciones que los usuarios pueden
utilizar accediendo a un servicio Web a través de Internet o de una intranet
mediante un navegador. En otras palabras, es una aplicación software que se
codifica en un lenguaje soportado por los navegadores Web (HTML, Java Script,
Java, asp.net,php, etc.) en la que se confía la ejecución al navegador.
Lenguaje
en HTML: Es usado para describir
la estructura y el contenido en forma de texto, así como para complementar el
texto con objetos tales como imágenes. HTML se escribe en forma de
"etiquetas", rodeadas por corchete angulares (<,>). HTML
también puede describir, hasta un cierto punto, la apariencia de un documento,
y puede incluir un script (por
ejemplo JavaScript), el cual puede afectar el comportamiento de navegadores Web
y otros procesadores de HTML.
Lenguaje en PHP: Es un lenguaje de programación integrada, diseñado originalmente para
la creación de páginas Web dinámicas. Es usado principalmente en interpretación
del lado del servidor (Server-side scripting) pero actualmente puede ser
utilizado desde una interfaz de línea de comandos o en la creación de otros
tipos de programas incluyendo aplicaciones con interfaz grafica usando las
bibliotecas QTo GTK
